Bayangkan satu workstation dipakai oleh dua karyawan dengan kebutuhan berbeda. Satu orang merasa layar terlalu rendah, sementara pengguna lain justru kesulitan mendapat posisi kaki yang nyaman setelah kursinya disesuaikan dengan meja.
Situasi seperti ini menunjukkan bahwa standar aksesoris ergonomis sebaiknya tidak dibuat seragam untuk semua karyawan. Perusahaan perlu melihat masalah workstation, jenis pekerjaan, dan kondisi pengguna terlebih dahulu agar aksesori yang dipilih benar-benar relevan.
Mengapa Perusahaan Perlu Memiliki Standar Aksesoris Ergonomis?
Saat melakukan pengadaan kantor dalam jumlah besar, membeli satu konfigurasi untuk seluruh karyawan memang terasa lebih sederhana. Masalahnya, kebutuhan pengguna jarang benar-benar seragam.
Karyawan finance yang bekerja dengan dua monitor punya kebutuhan berbeda dari sales yang lebih sering bekerja menggunakan laptop. Begitu juga dengan karyawan bertubuh lebih pendek yang mungkin membutuhkan footrest setelah kursinya dinaikkan agar sesuai dengan meja.
Baca juga: Rekomendasi Kursi Ergonomis untuk Pengguna Multi-Monitor agar Nyaman Seharian
Standar ergonomi perusahaan sebaiknya memberi baseline yang konsisten sekaligus ruang untuk penyesuaian.
Artinya, perusahaan dapat menentukan fasilitas dasar yang tersedia untuk semua workstation, lalu menyediakan aksesori tambahan berdasarkan hasil evaluasi pengguna.
Pendekatan seperti ini juga membuat proses procurement lebih terarah. Tim GA, HR, facility management, atau procurement tidak perlu membeli semua jenis aksesori untuk seluruh meja tanpa mengetahui apakah aksesori tersebut benar-benar akan digunakan.
Baca juga: Panduan Lumbar Back Support untuk Menopang Punggung Saat Duduk
Matrix Workstation: Masalah, Aksesori, dan Kondisi Karyawan
Sebelum menentukan standar pengadaan, perusahaan bisa menggunakan matrix sederhana berikut sebagai titik awal.
| Masalah pada Workstation | Aksesori yang Dapat Dipertimbangkan | Kondisi Karyawan yang Relevan |
|---|---|---|
| Layar terlalu rendah atau sulit disesuaikan | Monitor arm / monitor stand | Pengguna monitor eksternal, dual monitor, hot-desking, atau karyawan dengan perbedaan tinggi badan |
| Layar laptop membuat kepala terus menunduk | Laptop stand | Hybrid worker, WFH, sales, consultant, atau karyawan yang menggunakan laptop sebagai perangkat utama |
| Keyboard terlalu tinggi ketika kursi sudah diatur | Keyboard tray | Pengguna meja fixed-height atau karyawan yang kesulitan mendapatkan posisi tangan nyaman terhadap permukaan meja |
| Kaki menggantung setelah kursi dinaikkan | Footrest | Pengguna bertubuh lebih pendek atau workstation dengan meja yang relatif tinggi |
| Punggung bawah kurang mendapat dukungan dari kursi | Lumbar support tambahan | Pengguna kursi dengan backrest atau lumbar support yang kurang sesuai dengan tubuh |
| Monitor perlu sering dipindah atau dibagikan | Adjustable monitor arm | Shared workstation, hot-desking, shift worker, atau meja yang digunakan lebih dari satu karyawan |
| Kabel mengurangi ruang gerak di bawah meja | Cable management | Workstation dengan banyak perangkat, docking station, monitor, atau peripheral |
| Barang kerja sering berada jauh dari jangkauan | Desk organizer | Karyawan administrasi atau pekerjaan yang sering menggunakan dokumen dan alat tulis |
Matrix ini bukan checklist medis atau aturan mutlak. Fungsinya sebagai panduan awal agar perusahaan dapat mencocokkan problem, accessory, dan employee condition sebelum melakukan pengadaan.
1. Monitor Arm untuk Workstation yang Digunakan Banyak Tipe Karyawan
Di kantor dengan sistem hot-desking atau shared workstation, tinggi monitor yang pas untuk satu karyawan bisa terasa terlalu rendah bagi orang berikutnya.
Monitor arm memberi fleksibilitas lebih besar untuk mengubah posisi layar tanpa harus mengganti meja. Pengguna dapat menyesuaikan tinggi, jarak, atau sudut monitor sesuai posisi duduk dan kebutuhan visualnya. Penempatan monitor yang dapat disesuaikan merupakan salah satu bagian penting dalam pengaturan workstation komputer.
Dari sisi perusahaan, fitur ini cukup relevan untuk workstation yang:
-
digunakan bergantian;
-
memakai dual monitor;
-
memiliki ukuran meja terbatas;
-
perlu mengakomodasi pengguna dengan tinggi badan berbeda.
Untuk pengadaan, cek juga kapasitas beban monitor, kompatibilitas VESA, ukuran layar, serta metode pemasangan ke meja.
PEXIO memiliki Adjustable Ergonomic Monitor Arm M252LA sebagai salah satu opsi untuk workstation yang membutuhkan fleksibilitas posisi layar.
2. Laptop Stand untuk Karyawan Hybrid
Laptop menjadi perangkat utama bagi banyak pekerja hybrid. Praktis dibawa dari rumah ke kantor, tetapi bentuknya memiliki satu kompromi: layar dan keyboard menyatu.
Ketika laptop berada langsung di meja, layar biasanya berada cukup rendah. Pengguna akhirnya mendekatkan tubuh atau menundukkan kepala, terutama saat membaca teks kecil dalam waktu lama.
Laptop stand dapat menaikkan posisi perangkat agar layar lebih mudah dilihat. Untuk penggunaan kerja yang cukup lama, setup ini lebih efektif bila dipasangkan dengan keyboard dan mouse terpisah sehingga posisi layar dan tangan dapat diatur secara independen. OSHA juga mencatat bahwa laptop membawa tantangan ergonomi tersendiri karena desain dan variasi lokasi penggunaannya.
Dalam konteks perusahaan, laptop stand cocok dipertimbangkan untuk:
-
karyawan hybrid;
-
mobile worker;
-
consultant;
-
sales team;
-
karyawan yang tidak menggunakan monitor eksternal secara permanen.
PEXIO menyediakan Ergonomic Laptop Stand untuk kebutuhan setup laptop yang lebih fleksibel.
3. Footrest ketika Tinggi Meja dan Pengguna Tidak Sepenuhnya Match
Bayangkan seorang karyawan sudah mengatur kursinya sampai posisi tangan terasa nyaman terhadap meja. Sayangnya, setelah kursi dinaikkan, kedua kaki justru menggantung.
Memaksa kursi turun tidak selalu menyelesaikan masalah karena posisi lengan terhadap meja bisa kembali terlalu tinggi.
Footrest berguna dalam situasi seperti ini. Kaki mendapatkan permukaan tumpuan tanpa harus mengorbankan pengaturan kursi yang sudah sesuai dengan meja.
Karena itu, footrest sebaiknya tidak otomatis menjadi perlengkapan wajib di setiap workstation. Prioritaskan untuk pengguna yang memang belum bisa mendapatkan tumpuan kaki yang nyaman dari lantai.
Untuk kebutuhan tersebut, perusahaan dapat mempertimbangkan PEXIO Anti-Fatigue Footrest. Produk ini memiliki pengaturan tinggi dan kemiringan untuk menyesuaikan posisi kaki pengguna.
4. Keyboard Tray untuk Meja dengan Tinggi Tetap
Fixed-height desk masih banyak digunakan di kantor. Masalah mulai muncul ketika tinggi permukaan meja kurang sesuai dengan proporsi tubuh pengguna.
Ada karyawan yang akhirnya menaikkan bahu saat mengetik. Ada juga yang menaikkan kursi, kemudian menghadapi masalah baru karena kaki tidak lagi mendapat tumpuan.
Keyboard tray memberi opsi untuk menempatkan keyboard dan mouse pada level berbeda dari permukaan utama meja. Hasilnya, perusahaan memiliki satu titik penyesuaian tambahan tanpa harus mengganti seluruh meja.
Aksesori ini terutama relevan untuk:
-
kantor dengan meja fixed-height;
-
workstation lama yang masih digunakan;
-
pengguna yang merasa keyboard terlalu tinggi;
-
meja dengan permukaan tebal atau konfigurasi tertentu.
PEXIO Ergonomic Adjustable Keyboard Tray menggunakan sistem clamp sehingga dapat dipasang tanpa melubangi meja. Halaman produk PEXIO saat ini masih aktif, meski status ketersediaannya perlu diperiksa kembali saat pengadaan dilakukan.
5. Lumbar Support untuk Kursi yang Belum Memberikan Fit yang Tepat
Menggunakan kursi kantor dengan backrest tidak otomatis membuat dukungan punggung bawah terasa pas.
Posisi lumbar setiap orang berbeda. Bentuk tubuh, tinggi badan, panjang torso, dan cara menggunakan kursi ikut memengaruhi apakah sandaran tersebut terasa mendukung.
Di kantor yang masih menggunakan kursi dengan lumbar support terbatas, tambahan lumbar support bisa menjadi pilihan sebelum perusahaan mengganti seluruh kursi.
Ini juga berguna untuk situasi tertentu seperti temporary workstation atau kursi lama yang secara umum masih layak dipakai tetapi kurang memberikan penyesuaian di area punggung bawah.
PEXIO Adjustable Lumbar Back Support memiliki sistem adjustable lumbar dan dynamic back support yang mengikuti perubahan posisi pengguna.
Tetap lihat lumbar support sebagai perangkat pendukung, bukan solusi untuk semua keluhan punggung. Jika karyawan mengalami nyeri, kebas, kesemutan, atau keterbatasan gerak yang terus muncul, evaluasi medis oleh tenaga kesehatan tetap diperlukan.
Apakah Semua Karyawan Membutuhkan Aksesori yang Sama?
Tidak.
Justru di sinilah perusahaan perlu membedakan antara workstation standard dan individual adjustment.
Beberapa komponen dapat dijadikan baseline karena digunakan hampir semua karyawan, misalnya kursi yang bisa diatur, meja dengan ruang kerja yang memadai, dan posisi monitor yang fleksibel.
Aksesori tambahan kemudian diberikan berdasarkan kebutuhan.
Contohnya:
Karyawan A: analyst dengan dua monitor
Prioritasnya mungkin monitor arm karena kedua layar perlu ditempatkan pada area pandang yang nyaman.
Karyawan B: hybrid worker dengan laptop
Laptop stand, external keyboard, dan mouse bisa jauh lebih relevan.
Karyawan C: tinggi badan lebih pendek dibanding rata-rata meja kantor
Footrest dapat membantu ketika kursi perlu dinaikkan agar posisi tangan sesuai dengan meja.
Karyawan D: menggunakan kursi lama tanpa adjustable lumbar
Tambahan lumbar support dapat dipertimbangkan jika posisi sandaran bawaan belum memberikan dukungan yang sesuai.
Pengadaan jadi lebih masuk akal ketika perusahaan melihat kondisi tersebut sebagai beberapa employee profiles, bukan satu jenis pengguna.
Membuat Standar Ergonomi untuk Pengadaan Skala Kantor
Untuk kantor dengan puluhan atau ratusan workstation, pendekatan per individu tetap perlu dibuat efisien.
Perusahaan bisa membaginya menjadi tiga lapisan.
Baseline Workstation
Komponen dasar yang tersedia bagi mayoritas pengguna, seperti kursi kerja yang adjustable, meja yang sesuai dengan aktivitas, serta area monitor dan perangkat input yang dapat diatur dengan baik.
Role-Based Accessories
Aksesori berdasarkan cara kerja.
Misalnya monitor arm untuk tim yang menggunakan dual monitor, laptop stand untuk mobile worker, atau keyboard tray untuk workstation fixed-height tertentu.
Individual Adjustment
Aksesori yang diberikan setelah melihat kebutuhan pengguna, seperti footrest atau tambahan lumbar support.
Cara ini membuat standar ergonomi tetap scalable. Procurement mendapatkan spesifikasi yang lebih jelas, facility management lebih mudah menyiapkan workstation, sementara karyawan masih memiliki ruang untuk mendapatkan setup yang sesuai.
Jangan Menilai Ergonomi dari Banyaknya Aksesori
Meja dengan monitor arm, footrest, lumbar support, dan berbagai perangkat tambahan belum tentu terasa nyaman jika pengaturannya salah.
Mulailah dari pertanyaan sederhana: masalah apa yang sedang coba diselesaikan?
Jika monitor sudah berada di posisi yang nyaman, tidak ada alasan menambah stand hanya karena perangkat tersebut masuk dalam daftar “aksesoris ergonomis”. Begitu pula dengan footrest. Jika kaki sudah menapak dengan stabil, aksesori tersebut mungkin tidak diperlukan.
Perusahaan juga tetap perlu melihat workstation sebagai satu kesatuan. Kursi, meja, monitor, keyboard, mouse, perangkat kerja, ruang kaki, sampai pola kerja karyawan saling memengaruhi.
Baca juga: Fitur Kursi Kerja Ergonomis yang Perlu Diperhatikan
Bangun Standar Workstation Berdasarkan Kebutuhan Karyawan
Standar aksesoris ergonomis yang baik tidak harus berarti setiap meja memiliki perlengkapan identik.
Untuk perusahaan, pendekatan yang lebih efektif adalah menetapkan baseline workstation terlebih dahulu, mengidentifikasi kebutuhan berdasarkan jenis pekerjaan, kemudian menyediakan penyesuaian untuk kondisi karyawan tertentu.
Monitor arm bisa sangat relevan untuk shared workstation. Laptop stand lebih masuk akal untuk pekerja hybrid. Footrest membantu ketika kaki belum mendapatkan tumpuan yang nyaman, sedangkan keyboard tray dan lumbar support menjawab masalah workstation yang berbeda lagi.
Dengan pendekatan seperti ini, anggaran pengadaan juga bisa diarahkan pada perlengkapan yang benar-benar digunakan.
Lihat pilihan aksesoris ergonomis PEXIO untuk kebutuhan workstation individu maupun pengadaan kantor. Perusahaan dapat memilih kombinasi aksesori berdasarkan konfigurasi meja, perangkat kerja, dan kebutuhan tim yang berbeda-beda.