10 Prinsip Tata Ruang Kantor dan Langkah Menyusunnya

Tata ruang kantor tidak dirancang tanpa adanya perencanaan dan memperhatikan asas serta prinsip tata ruang kantor. Perencanaan ruang kantor dilakukan dengan memperhatikan hal di atas agar ruangan dapat dimanfaatkan sesuai dengan fungsinya secara maksimal. Banyak sekali kelebihan yang didapatkan saat ruang kantor tertata sesuai kebutuhan perusahaan, salah satunya memperlancar proses kerja setiap karyawan. Demi tercapainya tujuan dan misi perusahaan, Anda perlu memahami prinsip-prinsip dalam membuat tata ruang kantor berikut ini.

Prinsip Tata Ruang Kantor

Mengatur tata ruang kantor sesuai dengan prinsip dapat menjamin alur kerja yang terarah dan rapi. Selain itu, tata ruang kantor juga dapat memengaruhi efektivitas pekerjaan dan ketepatan besaran ruangan yang diperlukan untuk seluruh karyawan. Menurut Ahli, prinsip tata ruang kantor yang harus diperhatikan antara lain:

1. Aliran Pekerjaan

Tata ruang kantor dibuat dengan tujuan memperlancar arus kerja. Hal ini mendorong untuk menciptakan aliran pekerjaan yang bergerak maju, sehingga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan, penyimpangan (crisscrossing), atau kekacauan lainnya. Baca juga: Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor yang Perlu Anda Ketahui

2. Penempatan Ruang Kerja

Agar mempermudah pekerjaan, penempatan karyawan ditentukan dengan beberapa peraturan. Pertama, tempatkan ruang kerja karyawan berdekatan dengan pimpinan yang memberikan daftar pekerjaan, pimpinan yang membimbing secara langsung terkait kebutuhan informasi pekerjaan, dan pimpinan yang bertanggung jawab atas hasil akhir pekerjaan. Kedua, tempatkan ruang kerja karyawan dengan lokasi peralatan pendukung kerja lainnya agar lebih mudah dijangkau dan mengurangi banyaknya mobilitas.

3. Ruang Kerja Pimpinan

Pimpinan sebaiknya memiliki ruang kerja pribadi sebab banyak pekerjaan yang berkaitan langsung dengan relasi perusahaan dan dianggap sebagai pusat konsentrasi dan pemikiran dari seluruh susunan organisasi. Baca juga: 7 Gambar Tata Ruang Kantor Tertutup yang Nyaman untuk Bekerja

4. Ukuran Ruang Kerja

Ukuran ruang kerja setiap karyawan pada bidang administrasi disarankan untuk dibuat sebesar kurang lebih 1,5 x 2 m². Untuk ruang kerja pribadi karyawan bidang lain dapat disesuaikan dengan kebutuhan, dengan catatan terdapat keleluasaan ruang gerak. Perhatikan juga meja dan kursi yang digunakan, peralatan tersebut tidak boleh terlalu besar sehingga dapat mengganggu akses jalan.

5. Aturan Tempat Duduk

Tempat duduk dapat diatur untuk tidak saling berhadapan demi mencegah adanya gangguan pada jam kerja berupa komunikasi di luar kepentingan pekerjaan. Hal ini juga membantu karyawan untuk tetap fokus pada pekerjaan sehingga seluruh beban kerja yang diterima dapat selesai tepat waktu. Baca juga: Posisi Duduk yang Benar untuk Menjaga Kesehatan Tulang

6. Keamanan dan Keselamatan Karyawan

Sebuah kantor harus menyediakan beberapa alat keselamatan dan pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya bencana atau kejadian tidak terduga. Aturan standar keselamatan dan kesehatan kerja mewajibkan untuk setiap perusahaan menyediakan alat pemadam kebakaran, PPPK, dan alat keselamatan lain di setiap pintu keluar bangunan. Selain itu, bangunan harus dilengkapi dengan jalan keluar darurat atau jalur evakuasi yang memudahkan akses keluar seluruh orang saat terjadi bencana atau kerusakan besar pada gedung. Perusahaan juga wajib menyediakan tempat makan tersendiri atau kafetaria yang dapat digunakan karyawan saat jam istirahat. Baca juga: Ergonomi Perkantoran: Panduan Lengkap untuk Lebih Produktif

7. Keperluan Karyawan

Perusahaan menyediakan ruangan khusus layak pakai yang dibutuhkan karyawan selama waktu kerja seperti kamar mandi yang bersih, kamar ganti bila diperlukan, dan ruang ibadah. Selain itu, perusahaan juga disarankan untuk menyediakan kebutuhan dasar karyawan seperti air minum yang cukup untuk seluruh karyawan serta makanan ringan.

8. Ruang Pertemuan

Ruang pertemuan hendaknya dibuat dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan dan tertutup untuk memberikan kenyamanan saat melakukan rapat serta meningkatkan fokus terhadap jalannya rapat. Baca juga: 7 Desain Interior Aula Pertemuan Keren yang Bisa Anda Tiru

9. Lingkungan Kantor

Lingkungan kantor sebaiknya dibuat sedemikian asri untuk memberikan udara yang bersih dan segar. Untuk memelihara lingkungan kantor yang rapi dan bersih, perusahaan disarankan untuk menyediakan lahan parkir yang luas dengan jarak yang tidak terlalu dekat dengan ruang kerja.

10. Penerapan Tata Ruang

Mewujudkan tata ruang kantor yang baik dan nyaman dapat Anda tentukan melalui beberapa aspek perusahaan seperti tujuan perusahaan, fungsi kerja setiap divisi, pola pekerjaan, jumlah karyawan baik yang telah bergabung maupun calon karyawan, ketersediaan ruang, dan keuangan. Baca juga: 7 Gambar Tata Ruang Kantor Tertutup yang Nyaman untuk Bekerja Penggunaan dan pemilihan peralatan kerja seperti mesin, alat tulis kantor, hingga meja dan kursi juga harus diperhitungkan. Disarankan untuk menggunakan konsep ergonomis pada furniture kantor untuk menciptakan kenyamanan. Anda dapat menggunakan kursi ergonomis PEXIO Bradley untuk kelengkapan tata ruang kerja.

Langkah Menyusun Tata Ruang Kantor

Anda kini telah mengetahui prinsip tata ruang kantor yang baik. Selanjutnya, Anda harus mengetahui langkah dalam menyusun tata ruang kantor agar seluruhnya tersusun rapi. Berikut merupakan 3 langkah menyusun tata ruang kantor:

1. Buat Layout

Pertama, Anda perlu membuat layout atau tata letak dengan ukuran skala yang dapat menunjukkan keadaan yang sesungguhnya.

2. Pelajari Jenis Pekerjaan

Selanjutnya, pelajari jenis pekerjaan dari perusahaan tersebut serta bagaimana budaya, proses, dan urutan dalam setiap penyelesaian pekerjaan. Hal ini membantu memberikan layout yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Tentukan Letak dan Gambar Furniture

Langkah terakhir adalah menentukan letak furniture yang disesuaikan dengan prinsip penataan meja kerja, kemudian gambarkan rencana tata letak tersebut untuk menjadi acuan saat proses penataan ruangan. Singkatnya, prinsip tata ruang kantor adalah pedoman yang digunakan dalam menentukan tata ruang kantor yang baik. Prinsip di atas dibuat agar terciptanya kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam proses kerja. Seluruh perusahaan saat ini telah menerapkan konsep ergonomis pada sebagian besar furniture. Karena selain kenyamanan, furniture ergonomis dapat mencegah timbulnya rasa sakit pada beberapa bagian tubuh akibat duduk yang terlalu lama. PEXIO menyediakan berbagai furniture ergonomis untuk kebutuhan kantor Anda dengan kualitas yang tentunya terbaik di bidangnya. Anda tentu menginginkan efisiensi lingkungan kerja tercipta pada kehidupan kantor. Untuk mewujudkannya, hubungi PEXIO sekarang dan temukan berbagai furniture ergonomis dengan masa garansi 2 tahun.