5 Jenis Tata Ruang Kantor: Mana yang Lebih Cocok untuk Produktivitas Karyawan?

Open-plan office memudahkan rekan kerja berkomunikasi, tetapi suara percakapan juga dapat mengganggu pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi. Sebaliknya, cubicle memberi lebih banyak privasi, tetapi interaksi antaranggota tim dapat menjadi kurang spontan.

Karena itu, tidak ada satu tata ruang kantor yang otomatis paling produktif untuk seluruh perusahaan. Layout perlu mengikuti jenis pekerjaan, frekuensi kolaborasi, kebutuhan fokus, jumlah karyawan, dan cara setiap area digunakan sehari-hari.

Apa Itu Tata Ruang Kantor?

Tata ruang kantor adalah pengaturan area kerja, furniture, peralatan, jalur sirkulasi, dan berbagai fungsi di dalam workplace agar sesuai dengan aktivitas karyawan.

Perencanaan layout tidak berhenti pada menentukan posisi meja.

Perusahaan juga perlu mempertimbangkan:

• jenis pekerjaan setiap tim;

• kebutuhan komunikasi;

• tingkat privasi;

• konsentrasi;

• jumlah workstation;

• ruang meeting dan collaboration;

• pencahayaan;

• akustik;

• aksesibilitas;

• sirkulasi;

• ergonomi workstation.

Layout yang terlihat menarik belum tentu bekerja dengan baik jika karyawan kesulitan berkonsentrasi, ruang meeting tidak mencukupi, atau workstation tidak sesuai dengan pengguna.

Baca juga: Ergonomi Perkantoran: Panduan Lengkap untuk Kerja Lebih Produktif

Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor dan Pengaruhnya terhadap Cara Kerja

Berikut lima konsep yang umum digunakan dan kondisi kerja yang paling sesuai untuk masing-masing layout.

1. Open-Plan Office untuk Tim yang Sering Berkolaborasi

Open-plan office menempatkan banyak workstation dalam satu area tanpa dinding permanen atau sekat tinggi.

Konsep ini sering digunakan perusahaan dengan komunikasi antartim yang tinggi karena karyawan dapat berdiskusi tanpa harus berpindah ke ruangan lain.

Kelebihan Open-Plan Office

• komunikasi antarkaryawan lebih mudah;

• perubahan posisi workstation relatif fleksibel;

• penggunaan floor area bisa lebih efisien;

• supervisor dan anggota tim lebih mudah berinteraksi;

• sesuai untuk aktivitas yang membutuhkan koordinasi cepat.

Kekurangannya

Area terbuka juga membawa konsekuensi.

Percakapan, panggilan telepon, orang yang berlalu-lalang, dan aktivitas tim lain dapat menjadi sumber distraksi. Privasi visual maupun akustik juga lebih rendah.

Karena itu, open-plan office kurang ideal jika hampir seluruh pekerjaan karyawan membutuhkan konsentrasi mendalam sepanjang hari.

Cocok untuk Siapa?

Konsep ini dapat dipertimbangkan untuk:

• tim kreatif;

• sales;

• marketing;

• project team;

• startup;

• pekerjaan dengan frekuensi komunikasi tinggi.

Produktivitas pada open office lebih mungkin terjaga apabila perusahaan tetap menyediakan focus room, phone booth, atau area tenang untuk pekerjaan yang memerlukan konsentrasi.

2. Cubicle Office untuk Pekerjaan yang Membutuhkan Fokus Lebih Tinggi

Cubicle menggunakan partisi untuk memberikan batas di sekitar workstation.

Berbeda dari private office yang sepenuhnya tertutup, cubicle masih berada dalam ruang bersama tetapi memberi lebih banyak pemisahan visual antara pengguna.

Kelebihan Cubicle

• distraksi visual lebih rendah;

• memberi rasa privasi lebih besar;

• setiap karyawan memiliki area kerja yang jelas;

• cocok untuk pekerjaan individual dan administratif;

• lebih mudah menata dokumen atau perlengkapan personal.

Kekurangannya

Sekat dapat mengurangi komunikasi spontan antaranggota tim.

Jika ukuran cubicle terlalu kecil, area kerja juga dapat terasa sempit dan membatasi fleksibilitas ketika perusahaan perlu mengubah layout.

Cocok untuk Siapa?

Cubicle lebih relevan untuk:

• finance;

• accounting;

• legal;

• administration;

• analyst;

• pekerjaan individual yang memerlukan fokus relatif tinggi.

Untuk pekerjaan seperti ini, mengurangi distraksi sering lebih penting daripada membuat setiap orang dapat berbicara dengan seluruh tim setiap saat.

3. Team-Based atau Cluster Layout untuk Kerja Antaranggota Tim

Cluster layout mengelompokkan workstation berdasarkan tim.

Satu kelompok meja dapat digunakan oleh empat, enam, atau lebih karyawan yang bekerja pada project atau fungsi yang saling berkaitan.

Konsep ini berada di antara open plan murni dan cubicle.

Kelebihan Cluster Layout

• komunikasi dalam tim lebih cepat;

• struktur area kerja lebih jelas dibanding open plan penuh;

• setiap departemen memiliki zona sendiri;

• mudah diterapkan pada modular workstation;

• mendukung kerja yang membutuhkan koordinasi rutin.

Kekurangannya

Percakapan antaranggota kelompok tetap dapat mengganggu pengguna yang sedang melakukan focus work.

Cluster yang terlalu besar juga dapat berubah menjadi open-plan office dengan masalah distraksi yang sama.

Cocok untuk Siapa?

Team cluster cocok untuk:

• product team;

• engineering team;

• marketing;

• customer service;

• design team;

• project-based organization.

Batas antarcluster dapat diperjelas dengan storage, low partition, atau jarak tertentu tanpa harus menggunakan dinding penuh.

4. Landscape Office untuk Workplace yang Lebih Informal

Landscape office biasanya memiliki layout yang lebih organik daripada susunan meja dalam grid.

Tanaman, area duduk informal, communal table, lounge, dan elemen interior lain sering digunakan untuk menciptakan workplace yang terasa lebih santai.

Konsep ini tidak harus sepenuhnya terbuka. Fokus utamanya adalah membentuk variasi ruang dan pengalaman visual.

Kelebihan Landscape Office

• suasana kantor terasa lebih informal;

• menyediakan variasi tempat bekerja dan berdiskusi;

• dapat memperkuat identitas interior perusahaan;

• memudahkan pembentukan area sosial dan collaborative space.

Kekurangannya

Terlalu banyak elemen tanpa zoning yang jelas dapat membuat alur kerja justru membingungkan.

Area lounge juga tidak otomatis menjadi workstation yang sesuai untuk bekerja dengan laptop selama berjam-jam.

Cocok untuk Siapa?

Landscape office dapat diterapkan pada perusahaan yang ingin menggabungkan:

• workstation reguler;

• informal meeting;

• collaboration area;

• breakout space;

• communal area.

Kuncinya adalah memastikan bahwa area informal tetap menjadi pelengkap, bukan menggantikan workstation yang memang digunakan untuk pekerjaan komputer dalam durasi panjang.

5. Mixed atau Activity-Based Office untuk Aktivitas Kerja yang Beragam

Mixed office menggabungkan beberapa jenis ruang dalam satu workplace.

Karyawan dapat memiliki akses ke:

• individual workstation;

• focus room;

• collaboration area;

• meeting room;

• phone booth;

• lounge;

• standing area;

• shared workstation.

Konsep ini sering disebut juga sebagai activity-based workplace jika pengguna memilih area berdasarkan aktivitas yang sedang dilakukan.

Kelebihan Mixed Office

• jenis ruang dapat disesuaikan dengan jenis pekerjaan;

• focus work dan collaboration tidak harus terjadi di tempat yang sama;

• lebih fleksibel untuk pola hybrid working;

• dapat mendukung tim dengan aktivitas berbeda;

• perusahaan dapat menyediakan beberapa level privasi.

Kekurangannya

Mixed office membutuhkan perencanaan yang lebih matang.

Jika jumlah focus room terlalu sedikit, karyawan tetap akan terganggu di area terbuka. Jika shared workstation tidak memiliki sistem penggunaan yang jelas, karyawan dapat menghabiskan waktu mencari tempat bekerja.

Furniture juga perlu mudah disesuaikan karena satu workstation mungkin digunakan orang dengan ukuran tubuh berbeda.

Cocok untuk Siapa?

Konsep ini dapat dipertimbangkan untuk perusahaan dengan kombinasi:

• focus work;

• teamwork;

• meeting;

• online call;

• hybrid working;

• individual project;

• collaborative project.

Jadi, Tata Ruang Kantor Mana yang Paling Produktif?

Jawabannya bergantung pada jenis pekerjaan.

Jenis Pekerjaan	Layout yang Bisa Dipertimbangkan	Alasannya
Focus work intensif	Cubicle / focus room	Distraksi dan interaksi dapat lebih dikontrol
Kolaborasi tinggi	Open plan / cluster	Komunikasi antartim lebih mudah
Tim project	Cluster	Anggota tim tetap berada dalam satu zona
Kombinasi fokus dan kolaborasi	Mixed office	Menyediakan area berdasarkan aktivitas
Hybrid working	Mixed / activity-based	Kapasitas dapat dibagi ke beberapa jenis area
Pekerjaan confidential	Private/cubicle area	Memberikan privasi lebih tinggi
Creative discussion	Collaboration / landscape area	Lebih mudah mengakomodasi interaksi informal

Untuk organisasi dengan jenis pekerjaan yang beragam, mixed layout sering menjadi pilihan yang lebih fleksibel karena perusahaan tidak perlu memaksakan satu cara kerja pada seluruh karyawan.

Namun, memiliki banyak zona tidak otomatis meningkatkan produktivitas. Setiap zona tetap perlu memiliki kapasitas, akustik, furniture, dan aturan penggunaan yang sesuai.

Layout Kantor Saja Belum Cukup untuk Mendukung Produktivitas

Dua kantor dapat menggunakan open-plan layout yang sama tetapi memberikan pengalaman kerja berbeda.

Salah satu pembeda utamanya adalah workstation.

Karyawan yang melakukan pekerjaan komputer selama berjam-jam tetap membutuhkan hubungan yang tepat antara kursi, meja, monitor, keyboard, mouse, dan tubuh pengguna.

Karena itu, office layout dan ergonomi sebaiknya direncanakan sebagai satu sistem.

Kursi Perlu Mengakomodasi Perbedaan Tubuh

Karyawan memiliki tinggi, panjang paha, torso, dan proporsi tubuh berbeda.

Saat perusahaan melakukan pengadaan kursi, jangan hanya mengecek warna dan tampilan.

Pertimbangkan:

• rentang seat height;

• seat depth;

• lumbar support;

• armrest;

• kapasitas beban;

• kemudahan adjustment;

• kecocokan dengan meja.

Untuk shared workstation atau hot desk, rentang adjustment menjadi semakin penting karena kursi dapat digunakan oleh beberapa orang.

PEXIO Taylor Ergonomic Office Chair, misalnya, memiliki sliding seat, lumbar support 2D, armrest 4D, dan adjustable headrest sehingga pengguna mempunyai beberapa titik yang dapat disesuaikan terhadap tubuh.

Untuk pengadaan dalam jumlah besar, perusahaan tetap sebaiknya melakukan sample testing terlebih dahulu daripada menganggap satu model cocok untuk semua orang.

Meja Perlu Sesuai dengan Setup Kerja

Ukuran meja juga perlu mengikuti aktivitas.

Workstation dengan satu laptop memiliki kebutuhan berbeda dari setup dual monitor, sementara beberapa pengguna mungkin membutuhkan permukaan yang dapat diatur ketinggiannya.

PEXIO Wesley Ergonomic Desk memiliki tabletop 120 × 60 cm dan rentang tinggi elektrik sekitar 77,5–122 cm sehingga pengguna dapat mengubah tinggi permukaan kerja sesuai kebutuhan setup.

Standing desk tidak berarti karyawan harus berdiri sepanjang hari. Nilai utamanya adalah memberi pilihan untuk mengubah posisi kerja.

Meeting Area Membutuhkan Jenis Kursi yang Berbeda

Tidak semua kursi kantor harus memiliki konfigurasi yang sama.

Kursi untuk workstation delapan jam mempunyai kebutuhan berbeda dari kursi yang digunakan pada meeting singkat atau area kolaborasi.

PEXIO Hervey Ergonomic Visitor & Meeting Chair dapat menjadi salah satu contoh untuk area meeting atau visitor yang tetap membutuhkan dukungan dasar tetapi tidak memerlukan konfigurasi sebanyak primary workstation.

Pendekatan seperti ini membuat perusahaan dapat menentukan feature baseline berdasarkan jenis area, bukan membeli satu jenis furniture untuk seluruh kantor.

Cara Memilih Layout Kantor Berdasarkan Kebutuhan Perusahaan

Sebelum memutuskan open plan, cubicle, atau mixed office, lakukan beberapa pengecekan berikut.

1. Petakan Jenis Aktivitas Karyawan

Hitung berapa besar porsi pekerjaan yang membutuhkan:

• fokus;

• percakapan;

• meeting;

• video call;

• teamwork;

• individual work.

Data tersebut lebih berguna daripada memilih layout hanya karena sedang populer.

2. Identifikasi Sumber Distraksi

Perhatikan lokasi printer, pantry, meeting room, entrance, jalur berjalan, dan area percakapan.

Jangan menempatkan focus workstation tepat di jalur dengan traffic tinggi.

3. Hitung Jumlah Workstation yang Benar-Benar Dibutuhkan

Untuk kantor hybrid, jumlah workstation tidak selalu harus identik dengan total headcount.

Namun, penggunaan shared desk membutuhkan sistem booking atau aturan yang jelas agar fleksibilitas tidak berubah menjadi ketidakpastian.

4. Pisahkan Focus dan Collaboration Zone

Aktivitas yang berlawanan sebaiknya tidak dipaksa berada pada area yang sama.

Area brainstorming dapat menerima lebih banyak percakapan. Focus zone justru perlu mengendalikan suara dan pergerakan.

5. Tentukan Baseline Ergonomi Workstation

Sebelum procurement dalam jumlah besar, tentukan fitur minimum yang diperlukan pada meja, kursi, monitor setup, dan accessories.

Untuk kursi, baseline dapat mencakup:

• seat height;

• lumbar support;

• armrest;

• seat depth;

• recline;

• kapasitas penggunaan.

Perusahaan dengan variasi antropometri karyawan yang luas dapat membutuhkan adjustment range yang lebih besar.

6. Uji Sample Sebelum Rollout

Denah yang terlihat ideal belum tentu terasa sama ketika benar-benar digunakan.

Untuk proyek office fit-out atau procurement dalam jumlah besar, uji beberapa sample workstation terlebih dahulu.

Perhatikan:

• desk clearance;

• ruang ketika kursi ditarik;

• posisi monitor;

• jangkauan keyboard dan mouse;

• sirkulasi;

• kemudahan adjustment;

• hubungan antarworkstation.

Feedback dari sample group dapat membantu menemukan masalah sebelum furniture diterapkan ke seluruh kantor.

Tata Ruang Terbaik Adalah yang Mengikuti Cara Tim Bekerja

Produktivitas tidak lahir dari label open office, cubicle, atau activity-based office saja.

Tim yang sering berdiskusi membutuhkan ruang yang berbeda dari karyawan yang harus membaca data, membuat laporan, atau melakukan pekerjaan dengan konsentrasi tinggi. Perusahaan dengan aktivitas beragam sering lebih terbantu oleh beberapa zona kerja daripada memaksakan satu layout untuk semuanya.

Setelah zoning ditentukan, workstation tetap perlu mendukung pengguna secara individual. Kursi yang dapat disesuaikan, meja yang sesuai aktivitas, posisi perangkat, pencahayaan, akustik, dan ruang gerak semuanya ikut menentukan bagaimana layout tersebut bekerja setiap hari.

Bangun Workspace Ergonomis Sesuai Kebutuhan Tim

Jika perusahaan sedang merencanakan kantor baru, renovasi, atau pengadaan furniture, mulai dari aktivitas karyawan dan kebutuhan setiap zona, kemudian tentukan spesifikasi workstation yang sesuai.

Jelajahi koleksi furniture ergonomis PEXIO untuk membandingkan kursi ergonomis, meja kerja, dan aksesori workspace untuk berbagai kebutuhan kantor.

Untuk proyek yang membutuhkan perencanaan ruang dan furniture yang lebih menyeluruh, PEXIO juga menyediakan layanan desain interior dan custom furniture yang mencakup space planning, pemilihan furniture, dan kebutuhan proyek komersial.

Perusahaan dapat berkonsultasi melalui WhatsApp PEXIO mengenai jumlah workstation, kebutuhan tim, ruang yang tersedia, dan rencana pengadaan.

Anda juga dapat mengunjungi Showroom PEXIO untuk mencoba kursi, meja, dan adjustment secara langsung sebelum menentukan sample atau melakukan rollout untuk kantor.