Tata ruang kantor yang baik dapat memberikan banyak manfaat kepada seluruh karyawan perusahaan tersebut. Memangnya apa saja manfaat tata ruang kantor? Pertanyaan Anda akan terjawab selagi membaca artikel PEXIO ini dari awal hingga akhir.
Tetapi Anda pasti sudah tahu pentingnya melakukan pengaturan ruangan kantor. Bukan hanya soal estetika tetapi juga fungsinya yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Kalau begitu mari cari tahu manfaat penataan ruang kantor yang baik berikut ini.
Penataan setiap ruangan dalam perusahaan tentu perlu diperhatikan baik-baik. “Memangnya pengaturan ruangan bisa membuat produktivitas meningkat?” Tentu saja! Menata furniture, mesin, dan peralatan kantor dengan baik dapat meningkatkan produktivitas seluruh pekerja. “Lalu apalagi manfaat penataan ruang kantor?”, simak beberapa manfaat lainnya berikut ini.
Penggunaan setiap ruangan sudah pasti harus dimaksimalkan. Jika setiap furniture dan peralatan kantor diatur sesuai posisi yang tepat maka ruangan akan terasa lebih lega dan luas. Anda tidak perlu takut kalau ternyata ruangan kantor yang kecil akan terasa pengap dan sempit.
Jika Anda mengaturnya dengan baik maka ruangan tersebut menjadi terasa lebih luas. Contohnya seperti mengatur meja dan kursi di tengah-tengah agar tidak menghalangi cahaya matahari yang masuk melalui jendela. Membiarkan sinar matahari masuk akan membuat ruangan terasa lebih luas dan segar.
Baca juga: 5 Standar Pencahayaan Ruangan di Tempat Kerja
Penataan ruang kantor yang baik merupakan dasar komunikasi yang efektif. Bayangkan jika semua ruangan diatur sembarangan atau hanya memikirkan satu aspek saja. Bukankah komunikasi perusahaan akan terganggu?
Komunikasi antar karyawan yang terganggu dapat mengakibatkan salah persepsi, baik dalam pekerjaan sesama karyawan sampai urusan dengan client. Penyampaian informasi yang salah sudah pasti berbahaya.
Hal ini dapat menghancurkan kerja sama tim yang sudah terbangun. Sebaliknya penataan ruang kantor baik dapat membantu komunikasi sesama karyawan. Karyawan yang tadinya merasa dikucilkan karena tidak bisa berkomunikasi, kini mulai bersosialisasi. Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
Percayakah Anda bahwa penataan ruangan dapat meningkatkan rasa nyaman selama bekerja? Rasa nyaman ini didapatkan dari adanya penataan ruang yang tepat dan tidak mengganggu jalan atau pandangan mata.
Saat ruang kerja rapi tentu seluruh karyawan bisa lebih rileks saat bekerja. Penataan ruang yang baik juga dapat menciptakan ketenangan dan rasa damai sehingga karyawan tidak merasa tertekan.
Baca juga: 7 Tata Ruang Kantor Terbuka yang Asri
Rasa nyaman yang dapat dirasakan oleh seluruh karyawan tentu akan berdampak pada kesan yang positif saat memasuki ruangan kerja. Setiap karyawan yang memasuki ruangan kantor dengan penataan yang baik pasti akan merasa lebih bersemangat untuk bekerja dan menyelesaikan tanggung jawab mereka.
Tujuan dan manfaat tata ruang kantor selanjutnya adalah membuat kedisiplinan karyawan semakin baik. Penataan ruang kantor yang baik, dapat membuat suasana hati karyawan menjadi lebih baik pula. Dengan demikian mereka akan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih semangat. Karena sudah merasa nyaman bekerja, maka tidak ada lagi pekerjaan yang tertunda.
Manfaat selanjutnya dari penataan ruang kantor yang baik ialah meningkatkan produktivitas. Saat karyawan merasa nyaman dan ruangan terasa segar maka karyawan akan lebih fokus mengerjakan pekerjaan mereka.
Peningkatan dalam produktivitas juga dapat dicapai dengan menggunakan peralatan kantor yang baik. Contohnya seperti menggunakan meja dan kursi ergonomis yang memang sudah dirancang khusus untuk meningkatkan fokus selama bekerja.
Anda bahkan bisa menambahkan dekorasi tanaman di beberapa titik ruangan agar karyawan memiliki pandangan yang berbeda saat sedang beristirahat.
Baca juga: Ergonomi Perkantoran: Panduan Lengkap untuk Lebih Produktif
Efisiensi pekerjaan bisa didapatkan karena penataan ruang kantor yang rapi dan mendukung pekerjaan karyawan. Contohnya Anda dengan sengaja mengatur posisi mesin fotokopi di depan ruang sekretaris yang sering menggunakannya untuk mencetak dokumen penting.
Bisa juga mengatur ruangan sesuai divisi yang sering berhubungan. Hal ini akan membuat komunikasi dan pekerjaan makin efektif serta cepat selesai.
Persetujuan dokumen sering terlewat tanpa sengaja? Sudah mengusahakan segala cara namun hasilnya belum juga terlihat? Akar penyebabnya kemungkinan besar adalah penataan ruangan yang buruk. Ketika Anda mengatur ruangan sedemikian rupa sesuai dengan tahapan prosedur yang sudah ditetapkan maka proses persetujuan pasti tidak akan terlewat.
Baca juga: Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor yang Perlu Anda Ketahui
Penataan ruang yang baik tidak hanya mempertimbangkan pencahayaan, fungsi, dan udara saja tetapi juga suara. Jika ruang kantor perusahaan Anda dekat dengan pembangunan gedung atau perbaikan jalan, sudah pasti suara mesin akan mengganggu pekerjaan.
Hal ini bisa diminimalisir dengan mengatur ruangan sedemikian rupa untuk menghindari suara bising tersebut. Anda bahkan bisa mengakalinya dengan menaruh partisi atau menjadikannya area lain yang tidak membutuhkan fokus.
Penataan ruangan yang baik nyatanya juga dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya perusahaan secara efektif. Anda dapat mengurangi konsumsi listrik yang membengkak, begitu juga dengan air dan pengeluaran lainnya.
Pengeluaran biaya ini kemungkinan besar tidak Anda sadari karena hanya memberikan perbedaan yang tipis. Tetapi bayangkan ada berapa banyak uang yang bisa disimpan saat Anda melakukan penataan ruangan yang baik?
Baca juga: Desain Meja Kerja Kantor Minimalis dengan Penataan yang Baik
Privasi terkadang jadi salah satu isu penting di perusahaan dan menata ruang kantor dapat menjadi salah satu solusi.
Biasanya jenis tata ruang kantor tertutup akan dipilih, karena tujuan tata ruang kantor tertutup memberi ruang tersendiri yang nyaman dan menjaga privasi pada ruang kerja. Sehingga karyawan dapat melakukan seluruh pekerjaan tanpa distraksi.
Manfaat terakhir ialah penyimpanan ruang atau space saat ada karyawan yang bertambah. Ruang kantor yang ada sekarang mungkin sudah cukup untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan secara normal.
Tetapi bagaimana saat perusahaan mulai berkembang dan menambah banyak karyawan baru? Perusahaan tentu tidak bisa melakukan renovasi setiap kali ada karyawan baru yang bergabung. Itu sebabnya penataan ruang kantor ini menjadi solusi tepat untuk menyiapkan space bagi para karyawan baru.
12 Manfaat Tata Ruang Kantor
Penataan setiap ruangan dalam perusahaan tentu perlu diperhatikan baik-baik. “Memangnya pengaturan ruangan bisa membuat produktivitas meningkat?” Tentu saja! Menata furniture, mesin, dan peralatan kantor dengan baik dapat meningkatkan produktivitas seluruh pekerja. “Lalu apalagi manfaat penataan ruang kantor?”, simak beberapa manfaat lainnya berikut ini.
1. Penggunaan Setiap Ruang Secara Maksimal
Penggunaan setiap ruangan sudah pasti harus dimaksimalkan. Jika setiap furniture dan peralatan kantor diatur sesuai posisi yang tepat maka ruangan akan terasa lebih lega dan luas. Anda tidak perlu takut kalau ternyata ruangan kantor yang kecil akan terasa pengap dan sempit.
Jika Anda mengaturnya dengan baik maka ruangan tersebut menjadi terasa lebih luas. Contohnya seperti mengatur meja dan kursi di tengah-tengah agar tidak menghalangi cahaya matahari yang masuk melalui jendela. Membiarkan sinar matahari masuk akan membuat ruangan terasa lebih luas dan segar.
Baca juga: 5 Standar Pencahayaan Ruangan di Tempat Kerja
2. Arus Komunikasi Lebih Efektif
Penataan ruang kantor yang baik merupakan dasar komunikasi yang efektif. Bayangkan jika semua ruangan diatur sembarangan atau hanya memikirkan satu aspek saja. Bukankah komunikasi perusahaan akan terganggu?
Komunikasi antar karyawan yang terganggu dapat mengakibatkan salah persepsi, baik dalam pekerjaan sesama karyawan sampai urusan dengan client. Penyampaian informasi yang salah sudah pasti berbahaya.
Hal ini dapat menghancurkan kerja sama tim yang sudah terbangun. Sebaliknya penataan ruang kantor baik dapat membantu komunikasi sesama karyawan. Karyawan yang tadinya merasa dikucilkan karena tidak bisa berkomunikasi, kini mulai bersosialisasi. Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
3. Meningkatkan Rasa Nyaman selama Bekerja
Percayakah Anda bahwa penataan ruangan dapat meningkatkan rasa nyaman selama bekerja? Rasa nyaman ini didapatkan dari adanya penataan ruang yang tepat dan tidak mengganggu jalan atau pandangan mata.
Saat ruang kerja rapi tentu seluruh karyawan bisa lebih rileks saat bekerja. Penataan ruang yang baik juga dapat menciptakan ketenangan dan rasa damai sehingga karyawan tidak merasa tertekan.
Baca juga: 7 Tata Ruang Kantor Terbuka yang Asri
4. Membawa Kesan Positif
Rasa nyaman yang dapat dirasakan oleh seluruh karyawan tentu akan berdampak pada kesan yang positif saat memasuki ruangan kerja. Setiap karyawan yang memasuki ruangan kantor dengan penataan yang baik pasti akan merasa lebih bersemangat untuk bekerja dan menyelesaikan tanggung jawab mereka.
5. Meningkatkan Kedisiplinan Karyawan
Tujuan dan manfaat tata ruang kantor selanjutnya adalah membuat kedisiplinan karyawan semakin baik. Penataan ruang kantor yang baik, dapat membuat suasana hati karyawan menjadi lebih baik pula. Dengan demikian mereka akan menyelesaikan pekerjaan dengan lebih semangat. Karena sudah merasa nyaman bekerja, maka tidak ada lagi pekerjaan yang tertunda.
6. Meningkatkan Produktivitas
Manfaat selanjutnya dari penataan ruang kantor yang baik ialah meningkatkan produktivitas. Saat karyawan merasa nyaman dan ruangan terasa segar maka karyawan akan lebih fokus mengerjakan pekerjaan mereka.
Peningkatan dalam produktivitas juga dapat dicapai dengan menggunakan peralatan kantor yang baik. Contohnya seperti menggunakan meja dan kursi ergonomis yang memang sudah dirancang khusus untuk meningkatkan fokus selama bekerja.
Anda bahkan bisa menambahkan dekorasi tanaman di beberapa titik ruangan agar karyawan memiliki pandangan yang berbeda saat sedang beristirahat.
Baca juga: Ergonomi Perkantoran: Panduan Lengkap untuk Lebih Produktif
7. Efisiensi Pekerjaan Meningkat
Efisiensi pekerjaan bisa didapatkan karena penataan ruang kantor yang rapi dan mendukung pekerjaan karyawan. Contohnya Anda dengan sengaja mengatur posisi mesin fotokopi di depan ruang sekretaris yang sering menggunakannya untuk mencetak dokumen penting.
Bisa juga mengatur ruangan sesuai divisi yang sering berhubungan. Hal ini akan membuat komunikasi dan pekerjaan makin efektif serta cepat selesai.
8. Alur Kerja Menjadi Teratur
Persetujuan dokumen sering terlewat tanpa sengaja? Sudah mengusahakan segala cara namun hasilnya belum juga terlihat? Akar penyebabnya kemungkinan besar adalah penataan ruangan yang buruk. Ketika Anda mengatur ruangan sedemikian rupa sesuai dengan tahapan prosedur yang sudah ditetapkan maka proses persetujuan pasti tidak akan terlewat.
Baca juga: Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor yang Perlu Anda Ketahui
9. Meminimalisir Gangguan
Penataan ruang yang baik tidak hanya mempertimbangkan pencahayaan, fungsi, dan udara saja tetapi juga suara. Jika ruang kantor perusahaan Anda dekat dengan pembangunan gedung atau perbaikan jalan, sudah pasti suara mesin akan mengganggu pekerjaan.
Hal ini bisa diminimalisir dengan mengatur ruangan sedemikian rupa untuk menghindari suara bising tersebut. Anda bahkan bisa mengakalinya dengan menaruh partisi atau menjadikannya area lain yang tidak membutuhkan fokus.
10. Penggunaan Sumber Daya Menjadi Efektif
Penataan ruangan yang baik nyatanya juga dapat memaksimalkan penggunaan sumber daya perusahaan secara efektif. Anda dapat mengurangi konsumsi listrik yang membengkak, begitu juga dengan air dan pengeluaran lainnya.
Pengeluaran biaya ini kemungkinan besar tidak Anda sadari karena hanya memberikan perbedaan yang tipis. Tetapi bayangkan ada berapa banyak uang yang bisa disimpan saat Anda melakukan penataan ruangan yang baik?
Baca juga: Desain Meja Kerja Kantor Minimalis dengan Penataan yang Baik
11. Menjaga Privasi
Privasi terkadang jadi salah satu isu penting di perusahaan dan menata ruang kantor dapat menjadi salah satu solusi.
Biasanya jenis tata ruang kantor tertutup akan dipilih, karena tujuan tata ruang kantor tertutup memberi ruang tersendiri yang nyaman dan menjaga privasi pada ruang kerja. Sehingga karyawan dapat melakukan seluruh pekerjaan tanpa distraksi.
12. Menyiapkan Ruangan untuk Pengembangan
Manfaat terakhir ialah penyimpanan ruang atau space saat ada karyawan yang bertambah. Ruang kantor yang ada sekarang mungkin sudah cukup untuk melakukan kegiatan operasional perusahaan secara normal.
Tetapi bagaimana saat perusahaan mulai berkembang dan menambah banyak karyawan baru? Perusahaan tentu tidak bisa melakukan renovasi setiap kali ada karyawan baru yang bergabung. Itu sebabnya penataan ruang kantor ini menjadi solusi tepat untuk menyiapkan space bagi para karyawan baru.
Kesimpulan
Demikian berbagai manfaat tata ruang kantor yang baik. Apakah Anda sudah mulai menyadari bahwa penataan ruang sangat penting? Anda bisa mulai dengan merancang penataan secara digital. Jangan lupa untuk menggunakan furniture kantor yang berkualitas agar kinerja dan produktivitas karyawan maksimal. Anda dapat menggunakan meja dan kursi ergonomis dari PEXIO. Penggunaan furniture ergonomis dapat memengaruhi produktivitas karyawan. Selain itu sudah terbukti bahwa fokus karyawan meningkat saat menggunakan meja dan kursi yang ergonomis. Contoh produknya seperti Meja AMBY yang dapat diatur tinggi rendahnya sesuai kebutuhan dan kursi JERVIS. Masih ada lagi berbagai produk ergonomis yang bisa Anda pilih dan sesuaikan dengan kebutuhan. Jika Anda bingung dan membutuhkan konsultasi lebih lanjut, langsung saja hubungi tim PEXIO. Kami siap membantu semua kebutuhan Anda dengan pelayanan terbaik. Tunggu apalagi? Mari tingkatkan produktivitas kerja bersama PEXIO!