Ruang kantor yang ditata dengan baik akan memberikan kenyamanan bagi seluruh penghuni, termasuk karyawan di dalamnya. Untuk itu tata ruang kantor harus memperhatikan asas serta prinsip tata ruang kantor yang baik. Sehingga, ruang kantor dapat dimanfaatkan sesuai fungsinya secara maksimal.
Ada banyak sekali keuntungan dan manfaat yang didapat saat ruang kantor tertata dengan baik, sesuai kebutuhan perusahaan. Salah satu manfaat penataan ruang kantor yang baik adalah memperlancar proses kerja setiap karyawan.
Demi mencapai tujuan dan misi perusahaan, Anda perlu memahami prinsip-prinsip tata ruang kantor berikut ini.
Prinsip Tata Ruang Kantor
Pengaturan tata ruang kantor sesuai dengan prinsip tata ruang yang baik dapat menjamin alur kerja yang terarah dan rapi. Selain itu, tata ruang kantor yang ideal juga dapat mempengaruhi efektivitas pekerjaan. Dengan begitu maka ruang kantor yang tersedia akan efektif dalam memenuhi setiap kebutuhan ruang yang diperlukan seluruh karyawan.
Menurut para ahli, prinsip tata ruang kantor yang harus diperhatikan antara lain:
1. Aliran Pekerjaan
Tata ruang kantor harus dibuat dengan tujuan memperlancar arus kerja. Hal ini mendorong untuk menciptakan aliran pekerjaan yang bergerak maju, sehingga dapat mengurangi kemungkinan kesalahan, penyimpangan (crisscrossing), atau kekacauan lainnya.
Baca juga: 5 Rekomendasi Meja Kerja Minimalis Modern untuk Produktivitas Maksimal
2. Penempatan Ruang Kerja
Agar mempermudah proses pekerjaan, penempatan karyawan ditentukan dengan beberapa peraturan:
Pertama, tempatkan ruang kerja karyawan dekat dengan pimpinan langsung yang memberikan daftar pekerjaan, pimpinan yang membimbing secara langsung terkait kebutuhan pekerjaan, dan pimpinan yang bertanggung jawab atas informasi hasil akhir pekerjaan.
Kedua, menempatkan ruang kerja karyawan dengan lokasi peralatan pendukung kerja lainnya, seperti printer, agar lebih mudah dijangkau dan mengurangi mobilitas.
3. Ruang Kerja Pimpinan
Pimpinan sebaiknya memiliki ruang kerja pribadi karena banyak pekerjaan terkait strategi perusahaan dan hubungan perusahaan dengan institusi lain. Ruang pimpinan juga dianggap sebagai pusat konsentrasi dan pemikiran dari seluruh susunan organisasi.
Baca juga: Desain Meja Kerja Kantor untuk Kerja yang Lebih Produktif
4. Ukuran Ruang Kerja
Ukuran ruang kerja karyawan pada bidang administrasi disarankan untuk dibuat kurang lebih 1,5 x 2 m². Untuk ruang kerja pribadi karyawan bidang lain dapat disesuaikan dengan kebutuhan, dengan catatan terdapat keleluasaan ruang gerak.
Perhatikan juga meja dan kursi yang digunakan, peralatan tersebut tidak boleh terlalu besar sehingga dapat mengganggu akses jalan.
5. Aturan Tempat Duduk
Tempat duduk dapat diatur agar tidak saling berhadapan demi mencegah adanya gangguan pada jam kerja berupa komunikasi di luar kepentingan pekerjaan. Hal ini juga membantu karyawan untuk tetap fokus pada pekerjaan sehingga seluruh beban kerja yang diterima dapat selesai tepat waktu.
Baca juga: 5 Ukuran Meja Kerja yang Ideal
6. Keamanan dan Keselamatan Karyawan
Sebuah ruang kantor harus dapat menyediakan beberapa alat keselamatan dan pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya bencana atau kejadian tidak terduga. Aturan standar keselamatan dan kesehatan kerja mewajibkan setiap perusahaan menyediakan alat pemadam kebakaran, PPPK, dan alat keselamatan lain di setiap pintu keluar bangunan.
Selain itu, bangunan harus dilengkapi dengan jalan keluar darurat atau jalur evakuasi yang memudahkan akses keluar seluruh orang saat terjadi bencana atau kerusakan besar pada gedung. Perusahaan juga wajib menyediakan tempat makan tersendiri atau kafetaria yang dapat digunakan karyawan saat istirahat.
Baca juga: 10 Ide Desain Ruang Kerja Kantor Sederhana, Nyaman dan Estetik!
7. Keperluan Karyawan
Perusahaan menyediakan ruangan khusus layak pakai yang dibutuhkan karyawan selama waktu kerja seperti kamar mandi yang bersih, kamar ganti bila diperlukan, dan ruang ibadah.
Selain itu, perusahaan juga disarankan untuk menyediakan kebutuhan dasar karyawan seperti air minum yang cukup untuk seluruh karyawan serta makanan ringan.
8. Ruang Pertemuan
Ruang pertemuan dibuat dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan. Ruang pertemuan juga lebih baik tertutup untuk memberikan kenyamanan saat melakukan rapat serta meningkatkan fokus terhadap pelaksanaan rapat.
Baca juga: 10 Rekomendasi Kursi Ruang Meeting Terbaik
9. Lingkungan Kantor
Lingkungan kantor juga menjadi hal yang tidak bisa disepelekan. Lingkungan kantor yang asri akan menambah kenyamanan dan memberikan udara yang bersih dan segar. Selain itu untuk memelihara lingkungan kantor yang rapi dan bersih, perusahaan disarankan untuk menyediakan lahan parkir yang luas dengan jarak yang tidak terlalu jauh dengan ruang kerja.
10. Penerapan Tata Ruang
Mewujudkan tata ruang kantor yang baik dan nyaman dapat Anda sesuaikan dengan aspek perusahaan seperti tujuan perusahaan, fungsi kerja setiap divisi, pola pekerjaan, jumlah karyawan baik yang telah bergabung maupun calon karyawan, ketersediaan ruang, dan keuangan.
Penggunaan dan pemilihan peralatan kerja seperti mesin, alat tulis kantor, hingga meja dan kursi juga harus diperhitungkan. Disarankan untuk menggunakan meja dan kursi kantor ergonomis untuk menciptakan kenyamanan dan menambah produktivitas. Pilih kursi ergonomis PEXIO untuk kenyamanan tata ruang kerja.
Baca juga: 13 Aksesoris Kantor untuk Tingkatkan Produktivitas dan Efisiensi Kerja
Langkah Menyusun Tata Ruang Kantor
Setelah mengetahui prinsip tata ruang kantor yang baik, selanjutnya Anda juga harus mengetahui langkah-langkah dalam menyusun tata ruang kantor agar tersusun rapi.
Berikut merupakan 3 langkah menyusun tata ruang kantor:
1. Buat Tata Letak
Pertama, Anda perlu membuat layout atau tata letak dengan ukuran skala yang dapat menunjukkan keadaan yang sebenarnya.
2. Pelajari Jenis Pekerjaan
Selanjutnya, pelajari jenis pekerjaan dari perusahaan tersebut serta bagaimana budaya, proses, dan urutan dalam setiap penyelesaian pekerjaan. Hal ini membantu memberikan tata letak yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3. Tentukan Letak dan Gambar Furnitur
Langkah terakhir adalah menentukan letak furnitur yang disesuaikan dengan prinsip penataan meja kerja. Setelah itu gambarkan rencana tata letak tersebut untuk menjadi acuan saat proses penataan ruangan.
Demikian prinsip tata ruang kantor yang baik dan cara menyusunnya. Prinsip tata ruang kantor yang baik diciptakan agar terciptanya kenyamanan, keamanan, dan keselamatan dalam proses kerja.
Untuk menunjang keamanan dan kenyamanan bekerja, penerapan konsep ergonomis pada furnitur juga perlu diperhatikan. Selain kenyamanan dan produktivitas, furnitur ergonomis juga dapat mencegah timbulnya rasa sakit pada punggung akibat duduk yang terlalu lama.
PEXIO menyediakan berbagai furniture ergonomis untuk kebutuhan kantor Anda dengan kualitas terbaik. Hubungi PEXIO sekarang dan temukan berbagai furnitur ergonomis dengan masa garansi 2 tahun. 