Jika Anda pekerja kantoran, pasti tidak asing lagi dengan mengisi lemari atau lemari arsip . Sebuah lemari yang memiliki banyak laci yang terbuat dari besi atau logam. Fungsi lemari arsip yaitu untuk menyimpan dokumen, berkas, atau arsip agar dapat ditata lebih rapi dan mudah dikelola. Filling cabinet juga dapat mengamankan berbagai arsip dari percikan air dan debu, mengingat materialnya sendiri terbuat dari logam. Filling cabinet terdiri dari beberapa kotak yang disusun rapi dari bawah ke atas. Masing-masing kotak memiliki kunci, sehingga lebih aman. Lemari arsip ini termasuk ke dalam daftar peralatan kantor. Bentuknya sendiri bermacam-macam, ada yang satu pintu, dua pintu, bahkan tiga pintu. Anda dapat memilihnya sesuai dengan kebutuhan kantor Anda. Setelah mengetahui definisi serta berbagai bentuk dari lemari arsip, mari kenali lebih dalam mengenai fungsinya pada penjelasan di bawah ini.

Fungsi Lemari Arsip

Fungsi utama lemari arsip yaitu menyimpan dokumen-dokumen penting, mengingat lemari ini memiliki tingkat keamanan yang tinggi, terutama karena terbuat dari besi atau logam. Meski begitu, ketebalannya tidak setebal besi aman. Adakah fungsi lain dari lemari arsip sebagai tempat penyimpanan dokumen? Cari tahu informasi selengkapnya pada penjelasan di bawah ini.

1. Melindungi Dokumen dari Kerusakan

Lemari arsip dapat digunakan untuk melindungi dokumen-dokumen penting perusahaan agar terhindar dari berbagai kerusakan yang terjadi karena faktor eksternal. Seperti kelembapan, gangguan serangga, kebakaran, dan terkena noda makanan.

2. Dapat menyimpan Dokumen Ukuran A4 dan A3

Pada umumnya, lemari arsip memiliki ukuran yang sama, yaitu untuk dokumen berukuran A4. Namun, lemari arsip dapat digunakan juga untuk menyimpan dokumen dalam ukuran A3 atau lebih besar. Mengingat lemari ini memiliki dimensi yang lebih luas dan ketahanan yang lebih lama.

3. Untuk Mengelompokkan Dokumen

Lemari arsip terdiri dari beberapa kotak yang tersusun rapi. Anda dapat menyusun dokumen yang telah disesuaikan urutannya dari kotak paling bawah hingga kotak paling atas. Di luar kotak lemari, Anda dapat menandai dokumen dengan urutan angka agar lebih efisien dan menghindari faktor lupa saat Anda hendak mengeluarkan dokumen tersebut.

4. Interior Ruangan

Selain untuk menyimpan dokumen penting, fungsi lemari arsip yaitu untuk interior ruangan. Tidak lengkap rasanya apabila ruang kantor tidak dilengkapi dengan lemari arsip ini. Lemari arsip dapat dengan mudah dipindahkan karena materialnya yang ringan. Jadi, jika Anda merasa bosan dengan interior ruang kerja, maka Anda bisa memindahkan lemari ini dengan posisi yang baru. Baca juga: 4 Macam-Macam Interior Kantor yang Wajib Dimiliki

Kelebihan dan Kekurangan Menggunakan Lemari Arsip

Penggunaan lemari arsip memang memudahkan Anda dalam mengelompokkan dokumen. Namun, terdapat beberapa kekurangan dalam penggunaan lemari ini, seperti memakan terlalu banyak ruang. Tidak hanya itu, terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan lainnya dari penggunaan lemari arsip yang akan dijelaskan di bawah ini.

Keuntungan Menggunakan Lemari Arsip

Terdapat beberapa keuntungan menggunakan lemari arsip yang akan diuraikan secara lebih lengkap pada uraian di bawah ini.

1. Dokumen Lebih Terorganisir dan Tertata Rapi

sama fungsinya untuk mengelompokkan dokumen, lemari arsip dapat membuat dokumen yang dikelola lebih terorganisir dan tertata rapi. Lemari arsip ini cocok digunakan saat kantor Anda sedang melewati masa audit, di mana seluruh dokumen harus dalam keadaan rapi.

2. Lebih Aman

Masing-masing kotak pada lemari arsip disediakan kunci, sehingga tingkat keamanannya terjamin. Selain itu, bahannya juga terbuat dari logam atau besi yang tahan panas dan tahan air. Sehingga bisa melindungi dokumen dari api maupun udara.

3. Bebas dari Rayap

Menyimpan dokumen di lemari arsip dijamin terbebas dari rayap, karena material lemari arsip terbuat dari bahan yang sulit di makan rayap. Jika Anda masih menggunakan lemari arsip berbahan dasar kayu, disarankan berpindah ke lemari arsip berbahan besi atau logam agar lebih aman.

4. Memudahkan dalam Pencarian Dokumen

Lemari arsip tidak hanya memudahkan Anda dalam mengorganisir dokumen, tetapi juga memudahkan Anda dalam pencarian dokumen penting. Jika dokumen diatur, maka Anda akan lebih cepat dipasang. Maka dari itu, jangan lupa menandai atau menuliskan jenis dokumen apa yang disimpan di luar kotak lemari arsip. Baca juga: 5 Model Kursi Minimalis Untuk Kerja dan Ruang Tamu yang Menarik

Kurangnya Menggunakan Lemari Arsip

Tidak hanya kelebihannya, berikut beberapa kekurangan menggunakan lemari arsip di kantor Anda yang akan dijelaskan di bawah ini.

1. Membebani dari Segi Biaya

Untuk perusahaan kecil, menggunakan lemari arsip mungkin akan menghasilkan biaya yang tidak sedikit. Meskipun fungsinya akan sangat membantu dalam pengelolaan dokumen, namun bagi beberapa urusan perusahaan, lemari arsip cukup memakan biaya perusahaan.

2. Memakan Ruang

Ukuran lemari arsip besar yang ditempatkan di ruang yang kecil tentu akan memakan ruang. Jadi, pastikan ruang kantor Anda cukup untuk menyimpan lemari ini atau gunakan lemari dengan ukuran paling kecil sesuai dengan kebutuhan kantor. Anda dapat mengatur kondisi ini jika memang membutuhkan lemari arsip di ruang kantor Anda. Demikian informasi lengkap mengenai fungsi lemari yang dapat digunakan dalam mengorganisir dokumen penting. Jika di kantor terdapat lemari arsip atau lemari pengisi, maka di rumah terdapat berbagai furniture ruang tamu , seperti sofa multifungsi yang dapat menyimpan beberapa dokumen penting Anda dengan aman. PEXIO menyediakan sofa ALICE sebagai sofa multifungsi yang dapat mendukung konsep rumah minimalis Anda. Jadi, selain mempercantik tampilan interior dari ruang tamu Anda, sofa tersebut dapat menjadi ruang menyimpan berbagai barang atau dokumen penting. Penasaran? Kunjungi situs resmi PEXIO sekarang juga untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.