Selain lingkungan dan rekan kerja yang baik, tata ruang kantor juga dapat mempengaruhi kualitas serta produktivitas kinerja karyawan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memilih desain tata ruangan yang nyaman dan sesuai dengan budaya perusahaan.
Ruang kantor tidak hadir begitu saja. Diperlukan perencanaan yang tepat dengan mempertimbangkan berbagai aspek. Agar tidak salah dalam menentukan tata ruang kantor untuk perusahaan, ketahui pengertian, asas, tujuan, dan jenis tata ruang kantor pada artikel PEXIO kali ini.Pengertian Tata Ruang Kantor
Tata ruang kantor adalah kegiatan mengatur tata letak suatu ruangan kantor dan seluruh perabotan di dalamnya seperti meja, kursi, komputer, dan peralatan kantor lainnya. Tata ruang kantor harus dirancang sebaik mungkin untuk memberikan kenyamanan pada seluruh karyawan sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja dan menghasilkan output yang baik pula.
Selain tata letak yang baik, ruangan kantor juga harus memiliki luas yang dapat menampung jumlah karyawan perusahaan seluruhnya. Karena kenyamanan tidak didapat hanya dari tata letak dan furnitur saja, tetapi juga tersedianya ruang yang cukup untuk bergerak.
Baca juga: 12 Manfaat Tata Ruang Kantor yang Penting bagi Produktivitas Kerja
Asas Tata Ruang Kantor
Menghasilkan tata ruang yang baik harus dilakukan perencanaan berdasarkan beberapa alasan. Hal ini dikarenakan asas tata ruang adalah pedoman bagi penataan ruang kantor agar semuanya dapat tersusun dengan baik dan tepat.
Berikut merupakan asas tata ruang kantor yang harus Anda perhatikan:
1. Asas Jarak Terpendek
Asas jarak terpendek merupakan aturan jarak penyusunan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan dalam pekerjaan. Peralatan kerja terutama pada alat yang krusial harus diletakkan dengan jarak yang tidak jauh agar mudah dijangkau dan efisiensi waktu kerja.
2. Asas Rangkaian Kerja
Asas rangkaian kerja berhubungan dengan asas jarak terpendek. Asas rangkaian kerja mengharuskan seluruh peralatan diletakkan sesuai dengan urutan penyelesaian pekerjaan. Anda perlu meletakkan alat yang dibutuhkan secara berurutan mulai dari barang krusial yang digunakan untuk bekerja serta mempengaruhi hasil kerja hingga barang umum.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruangan
Asas penggunaan segenap ruangan adalah penggunaan seluruh ruangan yang ada pada bangunan secara maksimal, jadi tidak ada lagi ruangan kosong. Asas ini dapat diterapkan pada kantor dengan bangunan yang tidak terlalu luas dan memiliki ruangan yang sedikit. Pemanfaatan seluruh bagian bangunan dengan maksimal akan memberikan tempat kerja dan penyimpanan yang cukup.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Berdasarkan Asas perubahan susunan tempat kerja, tata ruang kantor yang baik dapat dilihat dari kemudahan untuk penyusunan ulang. Kemudahan yang dimaksud adalah efektivitas waktu dan biaya yang dibutuhkan. Perusahaan umumnya melakukan perubahan tata ulang untuk memberikan suasana kerja yang baru agar tidak membosankan.
5. Kegiatan Asas Integrasi
Asas kegiatan integrasi berarti suatu tata letak ruangan harus dirancang untuk mendukung tersedianya kegiatan dan komunikasi seluruh karyawan baik sesama divisi maupun divisi lainnya. Suasana kerja yang harmonis dan terintegrasi dapat menghasilkan output yang tepat serta membantu perusahaan untuk mencapai tujuan.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja
Tata ruang kantor dirancang sebagai tempat para karyawan melakukan seluruh pekerjaan. Dengan begitu, penting untuk membuat tata ruang yang memuaskan, nyaman dan aman bagi karyawan agar meningkatkan produktivitas kerja.
Untuk menciptakan kepuasan kerja karyawan, Anda dapat menggunakan furnitur ergonomis PEXIO Hervey yang memberikan kenyamanan saat duduk terlalu lama dan membantu mengurangi rasa pegal.
Baca juga: 10 Kursi Ergonomis Terbaik dan Harganya pada Tahun 2022
Tujuan Tata Ruang Kantor
Menciptakan sebuah tata ruang kantor yang baik memiliki tujuan yang lebih dalam selain memberikan suasana kerja yang nyaman. Berikut ini merupakan tujuan lain dari perencanaan tata ruang kantor:
1. Optimalisasi Ruangan dan Kemudahan Akses
Pada dasarnya, bentuk tata ruang kantor dibuat untuk memaksimalkan penggunaan setiap ruangan sebaik mungkin. Bila kantor disusun secara sembarangan, ruangan akan terlihat tidak rapi dan sedikitnya pekerjaan akibat penggunaan peralatan yang dibutuhkan dan tidak teraturnya tempat kerja. Ruangan dengan pengaturan yang baik akan membantu mempermudah akses dari satu tempat ke tempat lain. Anda tidak perlu khawatir akan terbatasnya akses karena pada masa perencanaan, tata ruang kantor telah memperhitungkan jarak antar meja atau ruangan serta ketersediaan jalan.2. Ketersediaan Kebutuhan Kantor
Tata ruang kantor membantu memberikan rencana kebutuhan penting kantor seperti udara, listrik, alat tulis kantor, dan lain-lain, sehingga dapat terbentuk perencanaan keuangan yang sesuai dengan kebutuhan. Baca juga: Apa Saja Fungsi Lemari Arsip (Filling Cabinet)?3. Pengawasan Kerja
Penempatan satu divisi pada ruang kerja yang sama dapat memudahkan atasan untuk mengawasi proses kerja dan output yang dihasilkan. Pengawasan tidak akan sulit dilakukan karena tata ruang kerja divisi yang ringkas. Anda juga mudah untuk melakukan pengecekan terhadap kemajuan pekerjaan.4. Kualitas Komunikasi
Tata ruang kantor dapat berpengaruh pada kualitas komunikasi antar karyawan. Tata letaknya yang baik memudahkan karyawan untuk berbagi informasi dan bertukar pesan dengan rekan sesama divisi maupun divisi lain. Komunikasi yang berjalan lancar dapat menciptakan kerja sama yang baik antar karyawan sehingga dapat membantu mencapai tujuan perusahaan.5. Mengurangi Gangguan Saat Bekerja
Memiliki tata ruang yang terpisah antar karyawan dapat memaksimalkan waktu kerja untuk menyelesaikan seluruh beban kerja dan mengurangi adanya gangguan. Hal ini disebabkan sesama karyawan telah memahami besaran beban kerja yang diberikan kepada masing-masing pribadi. Dengan begitu, Anda dapat bekerja dengan maksimal. Baca juga: 5 Elemen Gambar Dekoratif untuk Pajangan Dinding RumahJenis-Jenis Tata Ruang Kantor
Anda harus memilih jenis tata ruang kantor sesuai dengan budaya dan kebutuhan interaksi pada perusahaan. Terdapat 4 jenis tata ruang kantor yang dapat menjadi referensi untuk Anda, antara lain:1. Tata Ruang Kantor Tertutup
Tata ruang kantor tertutup adalah bentuk ruangan yang terpisah dan dibatasi. Pembatasan ruangan dapat menggunakan papan sekat yang menutup sebagian ruangan sehingga membentuk bilik atau menggunakan dinding yang menutup ruangan secara keseluruhan.
Tata ruang ini memiliki kelebihan untuk meningkatkan fokus dan konsentrasi karyawan dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, privasi antar karyawan terjaga karena masing-masing memiliki ruangannya sendiri. Anda juga dapat melakukan sedikit dekorasi untuk meningkatkan kenyamanan pada ruang kerja.
Namun, tertutupnya ruangan setiap karyawan menyebabkan berkurangnya intensitas komunikasi satu sama lain. Penyampaian informasi pun menjadi lebih sulit, begitu pula pada kegiatan pengawasan pekerja. Anda juga membutuhkan dana yang cukup besar untuk membuat bilik atau sekat serta bangunan yang lebih luas.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka
Tata ruang kantor terbuka adalah jenis tata ruang yang tidak terdapat pada ruang kerja. Pengaplikasian tata ruang terbuka dapat membantu meningkatkan interaksi antar karyawan, sehingga menciptakan solidaritas dan kedekatan. Tata ruang ini juga mendorong tumbuhnya ide dan kreativitas melalui diskusi yang dilakukan langsung di meja kerja.
Tata ruang terbuka memudahkan pengawasan terhadap kinerja karyawan serta kemudahan akses langsung dalam memberikan beban kerja atau melakukan diskusi. Selain itu, tata ruang ini memblehkan Anda melakukan pergantian tata letak dengan mudah sehingga akan tercipta suasana kerja yang baru.
Negatifnya, tata ruang terbuka umumnya akan merekrut karyawan untuk fokus pada pekerjaan akibat banyaknya suara yang diterima dalam satu ruangan. Tata ruang terbuka juga tidak memberikan privasi bagi para pekerja serta akan mendorong munculnya gangguan.
Baca juga: 4 Keuntungan Tata Ruang Kantor Terbuka
3. Tata Ruang Kantor Gabungan
Sesuai namanya, tata ruang kantor jenis ini merupakan gabungan dari tata ruang terbuka dan tertutup. Umumnya, tata ruang ini diterapkan pada ruangan karyawan dan atasan. Ruang kerja karyawan akan dirancang dengan tata ruang terbuka untuk memudahkan mobilitas antar karyawan.
Sedangkan ruang kerja atasan dirancang dengan ruang kerja tertutup karena beberapa pekerjaan memerlukan komunikasi langsung dengan klien. Ruangan tertutup dapat membantu memberikan privasi terkait pembicaraan atau proses diskusi lainnya.
Demikianlah tadi pengertian tata ruang kantor, asas, tujuan, dan jenis-jenisnya. Informasi tata ruang kantor ini diharapkan dapat membantu Anda untuk menentukan rencana tata ruang kantor yang sesuai. Anda bisa menggunakan jasa desain dan penyedia furnitur PEXIO untuk memudahkan ruang kerja yang nyaman.
Selain penataannya yang tepat, kantor juga perlu diisi dengan beragam furnitur yang nyaman serta ergonomis. Hal ini bisa membantu dalam meningkatkan kinerja karyawan. PEXIO menyediakan berbagai furnitur ergonomis untuk ruangan kantor. Hubungi PEXIO sekarang untuk mendapatkan konsultasi gratis seputar desain tata ruang kantor Anda.
