Panduan Lengkap Procurement Kursi Ergonomis Terbaik untuk Perusahaan

Membeli satu kursi untuk kebutuhan pribadi cukup berfokus pada kenyamanan penggunanya. Namun, jika procurement melibatkan puluhan hingga ratusan kursi membutuhkan pertimbangan yang lebih kompleks. 

Kursi harus dapat digunakan oleh karyawan dengan beragam postur tubuh, sesuai dengan workstation dan pola kerja, serta tetap memenuhi anggaran perusahaan. Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan kemudahan perawatan dan perbaikan kursi setelah digunakan.

Agar tidak salah, Anda perlu memahami tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum dilakukannya procurement. Berikut langkah yang dapat digunakan oleh Procurement, GA, Facility Management, HR, HSE/EHS, Office Manager, hingga business owner sebelum melakukan bulk order.

1. Mulai dari User dan Workstation Requirement

Kesalahan yang sering terjadi adalah meminta quotation sebelum mengetahui siapa yang akan menggunakan kursi. Mulailah dengan membuat user and workstation requirement matrix seperti berikut:

Jangan hanya menggunakan tinggi atau ukuran tubuh satu decision maker. Pertimbangkan rentang tinggi, berat, panjang paha, lebar tubuh, dan kompatibilitas dengan meja. Agar lebih presisi, Anda juga bisa melihat panduan ukuran kursi kantor yang sesuai untuk memahami dimensi yang perlu diperhatikan.

2. Terjemahkan Kebutuhan Menjadi Spesifikasi Teknis

Kebutuhan seperti “kursi ergonomis premium dan nyaman” masih terlalu umum untuk dijadikan dasar perbandingan antarvendor. Kita perlu mengubahnya menjadi spesifikasi yang lebih jelas supaya produk yang ditawarkan bisa dibandingkan secara adil.

Gunakan parameter yang dapat diperiksa:

• Seat height range: apakah cocok dengan tinggi meja dan pengguna?

• Seat depth: apakah fixed atau dapat digeser untuk mengakomodasi panjang paha berbeda?

• Lumbar support: fixed, adjustable, atau dynamic?

• Armrest: berapa arah adjustment yang benar-benar dibutuhkan?

• Headrest: relevan atau tidak dengan penggunaan kursi?

• Recline: berapa posisi dan apakah dapat dikunci?

• Weight capacity: gunakan kapasitas kursi secara keseluruhan sebagai acuan.

• Material dan caster: sesuaikan dengan intensitas penggunaan dan jenis lantai.

• Dimensi keseluruhan: pastikan kursi tidak mengganggu meja atau sirkulasi ruang.

Untuk procurement, jangan otomatis menganggap fitur lebih banyak selalu lebih baik. Fitur hanya bernilai apabila berhasil membantu kebutuhan user group yang akan menggunakannya.

3. Tentukan Standardisasi Kursi

Standardisasi membantu perusahaan mengelola purchasing, inventory spare part, maintenance, visual consistency, dan replacement. Namun, standardisasi bukan berarti one chair fits all.

Perusahaan dapat menggunakan tier seperti:

Satu model cukup jika profil pekerjaan dan range pengguna relatif seragam. Jika kebutuhan sangat berbeda, dua sampai empat standard chair biasanya lebih logis daripada memaksakan satu produk ke seluruh kantor.

4. Evaluasi Produk dan Vendor Secara Terukur

Setelah requirement jelas, bandingkan vendor menggunakan parameter yang sama. Minta informasi mengenai:

• product datasheet dan dimensions;

• adjustment range;

• recommended user profile;

• maximum weight capacity;

• material dan mechanism;

• warranty;

• ketersediaan spare part;

• lead time bulk order;

• delivery dan installation;

• prosedur after-sales.

Jika kursi membawa klaim seperti BIFMA, SGS, GREENGUARD, atau product testing lainnya, jangan hanya puas sampai pada klaim tersebut. Procurement sebaiknya meminta kejelasan mengenai standar yang digunakan serta bukti yang relevan dengan model/configuration yang ditawarkan.

Selain itu, stok beberapa unit di website belum tentu mencerminkan kemampuan memenuhi pesanan 50, 100, atau 300 kursi. Konfirmasikan bulk availability dan kemungkinan partial delivery sejak tahap quotation.

Baca juga: Distributor Kursi Kantor Ergonomis di Jakarta untuk Kebutuhan Perusahaan

5. Lakukan Trial Sebelum Bulk Order

Untuk project besar, specification sheet sebaiknya tidak menjadi satu-satunya dasar keputusan. Lakukan percobaan dengan beberapa karyawan yang mewakili perbedaan tinggi badan, postur, divisi, dan pola kerja.

Gunakan scorecard sederhana:

Trial sering menemukan persoalan yang tidak terlihat di katalog, seperti armrest tidak masuk ke bawah meja, seat terlalu dalam, kontrol sulit dipahami, atau dimensi kursi terlalu besar untuk workstation. 

6. Bandingkan Total Cost of Ownership, Bukan Harga Unit

Misalnya, kursi A lebih murah Rp300.000 per unit. Pada pembelian 200 unit, selisihnya menjadi Rp60 juta. Namun, keputusan belum selesai di sana. Pertimbangkan:

TCO = Purchase + Delivery/Installation + Maintenance + Replacement Parts

Kemudian, evaluasi terhadap expected usage period. Kursi dengan harga awal lebih tinggi bisa jadi lebih ekonomis jika lebih sesuai dengan pengguna, mudah diservis, spare part tersedia, dan tidak perlu diganti terlalu cepat.

Dengan kata lain, procurement yang efisien mencari value selama periode penggunaan, bukan hanya quotation terendah.

7. Jangan Lupakan Deployment

Procurement belum selesai ketika barang tiba. Pastikan rollout mencakup:

1. assembly dan penempatan kursi;

2. pengecekan jumlah serta kondisi produk;

3. pengelompokan berdasarkan user/workstation;

4. panduan adjustment;

5. pencatatan warranty dan spare part;

6. proses pelaporan jika terjadi masalah.

Kursi dengan adjustment lengkap tidak memberikan manfaat maksimal jika karyawan tidak mengetahui cara mengaturnya.

Pilihan Kursi PEXIO Berdasarkan Requirement

PEXIO memiliki beberapa level produk yang dapat dipertimbangkan sebagai shortlist awal, bandingkan setiap produk dengan profil pengguna, dimensi meja, intensitas penggunaan, budget, serta hasil trial.

1. LiberNovo Omni Series untuk Premium dan Dynamic Workstation

LiberNovo Omni Series relevan ketika perusahaan membutuhkan workstation dengan tingkat personalisasi dan dynamic support yang lebih tinggi.

Seluruh Omni Series menggunakan Bionic FlexFit Backrest, yaitu sandaran yang mengikuti kontur tubuh dan postur pengguna, serta Dynamic Support System yang membuat bagian kursi seperti headrest, armrest, backrest, dan seat ikut menyesuaikan saat posisi tubuh berubah. Seri ini juga mendukung lima posisi recline dari 105° hingga 160°. Perbedaannya terletak pada tingkat fitur yang ditawarkan.

• Omni SE menjadi opsi paling sederhana dalam seri ini dan tidak menggunakan baterai.

• Omni GEN dilengkapi Electric Lumbar Support untuk mengatur dukungan lumbar secara elektrik dan Motorized Lumbar Stretch untuk membantu meregangkan area punggung saat jeda singkat, dengan kapasitas baterai 2.200 mAh.

• Omni PRO membawa fitur GEN sekaligus Active AirFlow Seat Ventilation, yaitu sistem ventilasi dengan kipas internal yang membantu menjaga area duduk tetap sejuk saat penggunaan lama, dengan kapasitas baterai 3.000 mAh.

Ketiga model mendukung profil pengguna sekitar 153–186 cm dengan kapasitas hingga 120 kg. Untuk procurement, perbedaan kapasitas baterai juga penting diperhatikan karena fitur motorized pada GEN dan PRO menambah kebutuhan pengelolaan daya.

2. PEXIO x HBADA Evolve 3 untuk Advanced Ergonomic Workstation

PEXIO x HBADA Evolve 3 Ergonomic Office Chair dapat dipertimbangkan untuk user population yang membutuhkan rentang penyesuaian yang luas dalam satu kursi.

Kursi ini memiliki fitur:

• adjustable backrest,

• dilengkapi 4D adjustable headrest, 

• 6D + 360° armrest, 

• 3-zone elastic lumbar support, 

• sliding seat, 

• reclining mechanism,

• rekomendasi tinggi 150–200 cm

• kapasitas maksimal 150 kg.

Range tersebut menjadikannya menarik untuk dievaluasi ketika perusahaan memiliki profil pengguna yang cukup beragam. Namun, keputusan akhir tetap perlu melalui trial karena rentang spesifikasi tidak otomatis menjamin body fit bagi setiap pengguna.

3. PEXIO Mike untuk Professional dan Operational Workstation

PEXIO Mike Ergonomic Office Chair dapat menjadi kandidat untuk workstation profesional yang membutuhkan adjustment individual yang cukup lengkap.

Mike memiliki:

• 7-level adjustable backrest, 

• 2D headrest, 

• 3D armrest, 

• 2D lumbar support, 

• sliding seat, dan 

• sistem recline empat sudut. 

Rekomendasi pengguna yang tercantum saat ini adalah tinggi 155–190 cm dengan kapasitas maksimal 90 kg. Untuk pembelian banyak unit, perhatikan kapasitas tersebut dan cocokkan dengan employee population sebelum menjadikannya standard chair.

4. PEXIO Regent untuk Workstation dengan Dynamic Lumbar Support

PEXIO Regent Executive Ergonomic Chair relevan ketika requirement membutuhkan lumbar support yang dapat merespons posisi tubuh serta adjustment pada bagian utama kursi.

Regent memiliki:

• automatic lumbar support, 

• 3D adjustable headrest, 

• 3D adjustable armrest, 

• sliding seat, dan 

• sistem recline empat sudut. 

Rekomendasi pengguna adalah tinggi 160–190 cm serta kapasitas maksimal 136 kg.

5. PEXIO Taylor untuk Pengguna yang Membutuhkan Ruang Duduk Lebih Luas

PEXIO Taylor Ergonomic Office Chair dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan kursi dengan ruang duduk lebih leluasa dan adjustment yang relevan untuk pengguna dengan postur lebih besar atau tinggi.

Taylor memiliki:

• sliding seat, 

• swing armrest,

• 2D adjustable headrest,

• 4D adjustable armrest,

• lumbar support yang dapat disesuaikan

• Adjustment lain yang dapat membantu menyesuaikan kursi dengan tubuh pengguna. 

Rekomendasi pengguna adalah 155–190 cm dengan kapasitas maksimal 120 kg.

Baca juga: 7 Pertimbangan Membeli Kursi Kantor agar Sesuai Kebutuhan Perusahaan

Rencanakan Procurement Kursi Ergonomis Bersama PEXIO

Pengadaan kursi dalam jumlah besar sebaiknya dimulai dari pertanyaan “siapa yang akan menggunakan dan bagaimana workstation-nya?”, bukan langsung “model apa yang harus dibeli?”. 

PEXIO melayani kebutuhan perusahaan mulai dari pemilihan produk dan konsultasi, demo/trial sebelum pembelian, pengadaan proyek korporat, hingga instalasi. Untuk mempercepat proses konsultasi, siapkan:

• jumlah kursi dan workstation;

• profil/range pengguna;

• jenis pekerjaan;

• target budget;

• lokasi delivery; dan

• target waktu deployment.

Jika perusahaan Anda sedang merencanakan pengadaan kursi ergonomis dalam jumlah banyak, hubungi tim PEXIO melalui WhatsApp untuk mendiskusikan kebutuhan pengguna, jumlah unit, pilihan produk, demo/trial, hingga kebutuhan deployment.

Jika ingin mengevaluasi body fit, adjustment, dan kenyamanan kursi secara langsung sebelum menentukan pilihan, Anda juga dapat mengunjungi showroom PEXIO dan mencoba beberapa model yang sesuai dengan requirement perusahaan.

Konsultasikan kebutuhan Anda dengan PEXIO untuk mendapatkan solusi workspace ergonomis untuk perusahaan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna, skala proyek, dan rencana rollout.